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Gestion des archives par archivage électronique et GED
L'archivage numérique est devenu en quelques années un procédé incontournable pour les organisations. Il est aujourd'hui considéré comme un véritable processus contribuant à la bonne gestion de la chaîne documentaire depuis la création des documents papier jusqu'à leur destruction en passant par la numérisation de masse. L'archivage électronique consiste à stocker des documents sur des supports informatiques à des fins de conservat
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La conservation de l'information doit offrir des garanties d'intégrité et de finalité dans le temps. L'archivage numérique peut également participer aux processus de travail collaboratif, de capitalisation et d'échanges d'informations. Cette solution permet un gain de temps et d'argent important pour les organisations avec l'indexation des documents et surtout la numérisation qui comprime le « volume papier ».
Nos prestations:
- Audit et conseil en archivage numérique
- Conception du plan d'archivage
- Création des règles d'indexation de vos archives
- Préparation des documents à la numérisation : retrait des agrafes, des reliures…
- Indexation de chaque document
- Numérisation par scanner
- Enregistrement de toutes vos archives dans un espace de stockage électronique
- Création des comptes clients avec identifiants et codes d'accès sécurisés pour consulter les archives via l'extranet
- Formation du personnel sur le logiciel de GED
- Maintenance et Assistance
- Restitution ou destruction des dossiers avec certificat de destruction
La sécurité de vos archives
Nous attachons une importance toute particulière à la politique de sécurité de vos archives.
Vos documents sont sauvegardés et stockés sur des serveurs sécurisés et une duplication systématique de la sauvegarde est effectuée (multi-sauvegardes).
La protection de vos données est assurée et vous n'avez plus aucune contrainte concernant le vol, la perte ou la détérioration de vos documents.
La restitution de vos données
Tous vos documents papier peuvent être conservés dans leur support original et nous vous restitue l'ensemble des documents.
Vous pouvez également opter pour la destruction de tout ou partie des documents. Les documents sont alors détruits et nous vous fournissons alors un certificat de destruction.
Toutes les archives confiées par nos clients et stockées électroniquement sont consultables en temps réel via un extranet sécurisé pour lequel nous vous fournirons des identifiants et mot de passe. L'extranet est doté d'un puissant moteur de recherche facilitant la recherche de vos documents.
En tant que professionnels de la gestion documentaire et archivage électronique, nous vous accompagnons dans votre démarche et nous nous occupons de votre archivage numérique dans son intégralité. L'objectif premier est de vous proposer une solution personnalisée répondant aux besoins spécifiques de votre organisation. Les prestations sont nombreuses et vous choisissez celles qui vous conviennent. L’idée est de faire un archivage unique et sur-mesure grâce à des prestations « à la carte » !
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